Jakarta (22/11)- “Dari semua aset negara, arsip adalah aset yang paling berharga. Ia merupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan. Tingkat keberadaban suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap arsipnya.” (Sir Arthur Doughty, 1924). Kutipan ini mengingatkan kita akan pentingnya pengelolaan dan pemeliharaan dokumen arsip yang baik dan benar.
Hal ini senada dengan arahan Sriyanto, Pejabat Tiinggi Karantina Uji Standar saat membuka kegiatan Sosialisasi Kearsipan di Ruang Seminar Karantina Uji Standar, bahwa arsip merupakan salah satu bagian penting dalam suatu organisasi, “Berbicara mengenai organisasi tidak lepas dari kearsipan, karena arsiplah yang akan berbicara tentang performa organisasi, sebagai pertanggungjawaban akuntabilitas kinerja organisasi. Dokumentasi dalam bentuk arsip sebagai bukti atau rekaman kegiatan yang telah dilaksanakan,” ujarnya.
Kegiatan dihadiri oleh pegawai dan pejabat karantina lingkup Karantina Uji Standar, serta menghadirkan narasumber dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan Sekretariat Badan Karantina Indonesia (Barantin).
Isti widjayanti, Arsiparis Ahli Madya, selaku narasumber dari Barantin memaparkan mengenai penyelenggaraan dan pengelolaan kearsipan yang baik bagi suatu organisasi berdasarkan Undang-Undang No. 43/2009 tentang Kearsipan. Dengan strukrur organisasi yang baru, kerasipan Barantin akan semakin besar dimana Balai Besar termasuk Karantina Uji Standar akan menjadi Unit Kearsipan II.
Sementara menurut Stella Sigrid Juliet, Arsiparis Ahli Madya, narasumber dari Direktorat Akuisisi ANRI, dengan adanya Perpres 45/2023 fungsi baru akan diamanahkan kepada Barantin, maka arsip yang dikelola sebelumnya harus dilakukan penyelamatan dan penyerahan arsip statis yang dapat bernilai sejarah kepada ANRI. Lebih lanjut, Stella menerangkan materi terkait proses penyelamatan dan penyerahan arsip statis, alur penyusutan arsip, proses penataan dan penyimpanan arsip inaktif, prosedur pemusnahan arsip, dan naskah-naskah dinas.
Menutup kegiatan, Sriyanto kembali menegaskan bahwa kemampuan menyimpan arsip dengan baik dapat berguna apabila dibutuhkan di masa mendatang. Untuk itu perlu mengetahui dan memahami dengan baik identifikasi dan klasifikasi jenis arsip, prosedur penyimpanan arsip digital, dan standar prosedur lainnya dalam pengelolaan arsip. “Harapannya agar kegiatan sosialisasi kearsipan dapat dilaksanakan secara reguler, karena dengan pengelolaan arsip yang baik dapat memberikan performa yang bagus bagi organisasi,” tutup Sriyanto.
